RTF naar PDF omzetten

Waarom mensen RTF-bestanden nog steeds naar PDF omzetten

Rich Text Format is de stille overlever onder de kantoorbestanden. WordPad sloeg er tientallen jaren in op, TextEdit op een Mac schrijft het nog altijd, veel juridische en medische dossiersystemen exporteren brieven als .rtf, en heel wat oudere sjablonen zijn nooit naar iets nieuwers overgezet. De problemen beginnen zodra je er een verstuurt: de ontvanger ziet misschien een ander standaardlettertype, verschoven tabs of een tabel die haar randen kwijt is, omdat elk programma RTF net iets anders leest.

Een PDF maakt daar een einde aan. De pagina's liggen vast, de tekst wordt overal hetzelfde afgedrukt en de ontvanger heeft helemaal geen tekstverwerker nodig. Daarom moet een sollicitatiebrief, een factuur uit het boekhoudpakket of een goedgekeurd rapport meestal van RTF naar PDF voordat het je bureau verlaat.

Hoe de RTF naar PDF-conversie op deze site werkt

Er staat bij ons geen kopie van je document. De converter is een JavaScript-programma dat je browser samen met de pagina downloadt. Het leest de ruwe RTF-code, bouwt de alinea's, tabellen en afbeeldingen opnieuw op, verdeelt ze over pagina's en schrijft in het geheugen een nieuwe PDF. Zodra dat klaar is, gaat het bestand rechtstreeks naar je downloadmap. Sluit je het tabblad, dan is alles wat geladen was weer weg.

1. Voeg de bestanden toe. Kies ze of sleep ze naar de pagina. Een bestand dat eigenlijk een hernoemd Word-.docx is, een oud binair .doc of een bestaande PDF, wordt herkend en overgeslagen met een korte melding die uitlegt waarom.
2. Controleer het voorbeeld. Het venster toont je documenten met hun aantal woorden en hoeveel tabellen, afbeeldingen en links elk bevat, en tekent daarna pagina 1 van het eerste document zoals die in de PDF komt te staan.
3. Pas de pagina aan als dat nodig is. Elke instelling hieronder kan op de standaardwaarde blijven, die overneemt wat het RTF-bestand zelf vraagt.
4. Zet om en download. Een voortgangsbalk loopt de documenten één voor één door en je kunt op elk moment annuleren.

De instellingen die je kunt wijzigen

• ‘Page size’ (paginaformaat): houd het formaat dat in het document is opgeslagen, of forceer A4, Letter, Legal, A5 of A3. Handig wanneer een Amerikaans Letter-bestand op Europees papier moet worden afgedrukt.
• ‘Orientation’ (oriëntatie): volg het document, of zet elke pagina op staand of liggend.
• ‘Margins’ (marges): gebruik de marges van het document, kies ‘Minimal’ (6 mm), ‘Narrow’ (12,7 mm), ‘Normal’ (25,4 mm) of ‘Wide’ (38,1 mm), of typ je eigen waarde van 0 tot 100 mm.
• Paginanummers: standaard uit; schakel je ze in, dan wordt onderaan in het midden van elke pagina een klein label in de stijl ‘3 / 8’ afgedrukt. Daarvoor is een ondermarge van minstens 5 mm nodig.
• Serif- en monospace-lettertypen: standaard aan, zodat tekst in Times- en Courier-stijl haar karakter behoudt. Zet je dit uit, dan gebruikt de hele PDF één strak schreefloos lettertype.
• Samenvoegen tot één PDF: verschijnt wanneer je twee of meer bestanden toevoegt en voegt ze samen in de volgorde van de kaarten.

Wat de PDF uit je RTF-document overneemt

Dit is geen schermafbeelding van je tekst. Het resultaat bevat echte vectortekst die je kunt selecteren, kopiëren en doorzoeken. Het schreefloze lettertype wordt in het bestand ingesloten, en passages met schreef of in vaste breedte gebruiken de standaardlettertypen Times en Courier die elke PDF-lezer al heeft.

• Vet, cursief, onderstreept (enkel en dubbel), doorgehaald, tekengroottes, tekstkleur en markering, superscript en subscript. Tekst in hoofdletters en kleinkapitalen wordt in kapitalen afgedrukt.
• Links, rechts, gecentreerd en uitgevuld uitgelijnde alinea's, inspringingen, verkeerd-om inspringen van de eerste regel, ruimte voor en na, en exacte of meervoudige regelafstand.
• Tabstops links, gecentreerd en rechts (decimale tabs werken als rechtse tabs), inclusief opvultekens met punten, streepjes of onderstreping, zoals in een inhoudsopgave of een prijslijst.
• Tabellen met hun kolombreedtes, celranden, arcering, samengevoegde cellen en verticale uitlijning. Een lange tabel loopt door op de volgende pagina en herhaalt zijn koprijen; een rij die te hoog is voor één pagina wordt gesplitst.
• Ingesloten PNG- en JPEG-afbeeldingen op hun bedoelde grootte, alleen verkleind als ze anders niet op de pagina passen.
• Hyperlinks, die in de PDF klikbaar blijven.
• Handmatige pagina-einden en sectie-einden, plus de titel, auteur, het onderwerp en de trefwoorden uit de documenteigenschappen.

Ook tekst in andere alfabetten wordt verwerkt. De lezer begrijpt de Windows-codepagina's die RTF gebruikt, dus Poolse, Tsjechische, Turkse, Griekse, Russische of Oekraïense letters komen er correct uit in plaats van als vreemde tekens. Omdat de standaardlettertypen Times en Courier alleen West-Europese letters dekken, wordt een serif- of monospace-passage in een ander alfabet in het schreefloze lettertype gezet.

Wat er anders uit kan zien

Gewone schreefloze tekst wordt gezet in Liberation Sans, dat dezelfde letterbreedtes heeft als Arial; schreeftekst gebruikt een Times-lettertype en tekst met vaste breedte een Courier-lettertype. Een decoratief of huisstijllettertype wordt dus vervangen door het dichtstbijzijnde van die drie, en een regel kan een woord eerder of later afbreken dan in Word.

Kop- en voetteksten, voetnoten en opmerkingen worden in deze versie niet afgedrukt, alinea- en paginaranden worden gelezen maar niet getekend, en een opmaak in meerdere krantenkolommen wordt als één kolom doorgezet. Verborgen tekst en bijgehouden verwijderingen blijven verborgen. Afbeeldingen in oude Windows-formaten (WMF, EMF of BMP) kunnen niet worden weergegeven; het resultaatscherm meldt hoeveel er zijn overgeslagen. Tekens die in het ingebouwde lettertype ontbreken, zoals veel Chinese of Japanse symbolen, kunnen als lege vakjes verschijnen, en de converter somt ze op zodat je weet waar je moet kijken.

Tips voor een schoon resultaat

• Ontbreekt een afbeelding? Open het bestand in je tekstverwerker, plak de afbeelding opnieuw als PNG of JPEG en sla het weer op als RTF.
• Ruimte nodig voor perforatie of inbinden? Kies de brede marges (‘Wide’) of een eigen waarde in plaats van het origineel te bewerken.
• Stuur je een bundel brieven naar één persoon? Vink de samenvoegoptie aan en de ontvanger krijgt één PDF met de naam merged-rtf.pdf.
• Een bestand dat als .rtf is opgeslagen maar eigenlijk platte tekst bevat, wordt toch geaccepteerd en als eenvoudige alinea's omgezet.

Veelvoorkomende problemen en snelle oplossingen

‘This file cannot be converted’ (dit bestand kan niet worden omgezet)

De naam eindigt op .rtf, maar de inhoud is iets anders. Een hernoemd .docx hoort in een Word-converter, en een oud .doc-bestand moet je eerst openen en opnieuw opslaan als .docx of .rtf.

De pagina is traag op een telefoon

Alles gebeurt op je apparaat, dus een heel lang document met veel afbeeldingen is afhankelijk van het geheugen van dat apparaat. Bij bestanden groter dan 4 MB stopt het voorbeeld na pagina één om snel te blijven, maar de volledige conversie loopt gewoon door. Raakt het geheugen van de browser vol, sluit dan andere tabbladen of splits het document.

Privacy als uitgangspunt

Je hoeft je nergens voor te registreren en achteraf niets te verwijderen, omdat je RTF je computer nooit heeft verlaten. Dat telt bij contracten, medische brieven en alles wat je liever voor jezelf houdt. Het werkt in actuele versies van Chrome, Edge, Firefox en Safari op Windows, macOS, Linux, Android, iPhone en iPad.